ידע הוא כח, וידע המועבר בזמן הנכון ולגורם המתאים עשוי לשנות את המציאות העסקית. ארגונים בכל סדר גודל מאמצים פתרונות BI מתקדמים במטרה לנטר את הפעילות העסקית ולתת מענה לפערים העולים "מן השטח" .
מהן היכולות של מחולל דוחות BI וכיצד ניתן כיצד לבצע שימוש ב BI Reporting בצורה יעילה? הנה כמה דרכים שכדאי להכיר
מהן היכולות של מחולל הדוחות במערכת ה-BI?
Bi Reporting או בשמו האחר מחולל דוחות BI הוא כלי ניהולי, הנשען על בסיס הנתונים הארגוני, ומאפשר לנהל, ליצור ולשלוט בהעברת דיווחים שוטפים, הן "בדחיפה" והן באופן יזום ואוטומטי לגורמים פנים ארגוניים וחוץ ארגוניים. מחולל BI מאפשר לארגונים לייצר דוחות נוחים לקריאה וידידותיים למשתמש באמצעות שימוש בנתונים וניתוחים מתוך מערכת ה-BI הארגונית. את הדוחות ניתן לייצא לפורמטים שונים כמו: pdf , power point, excel, html ,word וכן ניתן לעצב דו"ח באופן עצמאי באמצעות כלי pixel perfect מובנה ובכך למנף את יכולת הארגון לבצע שימוש טוב יותר בידע הנצבר במערכותיו לצורך קבלת החלטות מהירות ונבונות.
מתי נכון להשתמש בכלי זה?
ארגונים נעזרים ב- Bi Reporting על מנת להעביר דיווחים שוטפים לקבוצות וליחידים בנוגע לפעילות העסקית השוטפת. ניתן להגדיר מראש מתי יועברו הדיווחים ולאיזה גורם בארגון בשני מצבים: כאשר מדד KPI מגיע לסף מסוים או על ידי הגדרת טריגרים אחרים, המשמעותיים לפעילות העסקית. הכלי מאפשר לשמור על רמת סיווג גבוהה בהתאם להגדרות התפקיד של משתמשים פנים וחוץ ארגוניים.
כיצד לבצע שימוש טוב יותר במחולל הדוחות במערכת ה-BI?
ובכן, המערכת מביאה תועלת רבה למשתמשי הארגון כאשר הגדרת שליחת הדוחות מתייחסת לשלושה מאפיינים:
- סוג האירוע
- האוכלוסייה שיש ליידע בנוגע לאירוע
- סוג העדכון
כך למשל: ניתן להגדיר מראש דו"ח למנהלי מכירות, המתריע על כך שהיקף המכירות היומי לא הגיע לסף מסוים. כמו כן, אם מעוניינים לשלוח עדכון לקבוצה מסוימת, ניתן ליצור מראש רשימת תפוצה ייחודית ולתזמן דוחות תקופתיים.
כיצד ניתן לייצר דו"ח במערכת?
מחולל BI ידידותי למשתמש ומאפשר לייצר דוחות בצורה אינטואיטיבית על ידי גרירה של אובייקטים ממקום אחד והעברתם למקום אחר בהתאם לצורך הארגוני. בדרך זו ניתן לייצר למעשה כל דו"ח על בסיס הדשבורד ללא כל תלות בצוותי הפיתוח. לדו"ח ניתן להוסיף טבלאות, גרפים ואובייקטים נוספים ופורמטים פנים ארגוניים. עורך ה-HTML הפנימי, מאפשר לייצר דוחות ליישומים אינטרנטיים ולדואר אלקטרוני. בנוסף ניתן להיעזר בכלי העריכה Pixel Perfect המגיע עם יכולות מתקדמות ליצירת דוחות בהתאמה אישית כמו גרפים, פורמטים נוספים, יצירת תסריטים ועוד.
האם ניתן לשלוח מידע מסונן בהתאם להגדרות הנמענים?
בהחלט כן, וזהו גם אחד מהיתרונות המרכזיים של המערכת -כך שניתן בפועל לשלוח דו"ח שמופק בלחיצת כפתור למספר נמענים שונים, אך כל אחד מהם יצפה רק במידע, הנוגע אליו, ולא במידע, שאינו מורשה אליו.
את הדוחות ניתן לשלוח ישירות לתיבת המייל של העובד בארגון, הספק או הלקוח, או אף אל תיקיות המשימות האישיות. את הדוחות ניתן לפרסם גם באמצעות דיוור ישיר ללקוחות או בפורטלים האינטרנטיים הארגוניים. כך שמשתמשים שונים יכולים לצפות בדוחות, להוריד אותם למכשיר האישי שלהם ואף להירשם לרשימת דיוור לקבלת דוחות נוספים בעתיד.
Bi reporting תומך בעסקים בסדר גודל בינוני ומעלה המעוניינים להשיג שליטה טובה יותר על הידע שלהם, להפיק דוחות במהירות וביעילות ולמנף את יכולת קבלת ההחלטות בזמן אמת.
